Lettre de restitution du dépôt de garantie
À envoyer avec le remboursement du dépôt de garantie, après la remise des clés. Elle détaille les éventuelles retenues et le montant rendu.
Envoi : Courrier simple ou e-mail ; lettre recommandée avec avis de réception conseillée si vous faites des retenues
Modèle vérifié le par Pierre F., sur les sources officielles citées en bas de page.
Avant d’envoyer
- Délai : 1 mois après la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme, 2 mois sinon.
- En cas de retard, la somme due est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé.
- Chaque retenue doit être justifiée : état des lieux, photos, facture, devis ou constat.
- L’usure normale due au temps (vétusté) ne peut pas être retenue.
Dépôt de garantie : montant, délai de restitution et retenues
Quand envoyer cette lettre ?
En même temps que le remboursement, et au plus tard :
| État des lieux de sortie | Délai maximum après la remise des clés |
|---|---|
| Conforme à celui d’entrée | 1 mois |
| Différent de celui d’entrée | 2 mois |
Le délai court à partir du jour où le locataire rend les clés. À cette occasion, il vous donne sa nouvelle adresse. Notez la date limite dès la remise des clés.
Ce que vous pouvez retenir
Vous pouvez déduire les sommes que le locataire vous doit encore : loyers ou charges impayés, réparations de dégradations constatées à l’état des lieux de sortie, travaux locatifs non faits. Chaque retenue doit être justifiée (états des lieux, photos, constat, factures, devis).
L’usure normale due au temps n’est pas une dégradation. La grille de vétusté aide à calculer la part qui peut rester à la charge du locataire.
En copropriété, vous pouvez garder une provision justifiée de 20 % au plus du dépôt jusqu’à l’approbation des comptes de l’immeuble, puis régler le solde dans le mois qui suit.
Les erreurs fréquentes
- Rendre le dépôt en retard : la majoration est de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Elle ne s’applique pas si le locataire ne vous a pas donné sa nouvelle adresse.
- Retenir une somme forfaitaire sans justificatif.
- Facturer au locataire une peinture simplement défraîchie après plusieurs années.
Questions fréquentes
Le locataire conteste une retenue : que faire ?
Envoyez-lui les justificatifs et expliquez votre calcul. Si le désaccord persiste, un conciliateur de justice, gratuit, peut vous aider à trouver un accord.
Puis-je rendre le dépôt par chèque ?
Oui, la loi n’impose pas de mode de paiement. Le virement laisse une trace plus simple à prouver.
Les règles sont-elles les mêmes en meublé ?
Oui, les délais de 1 et 2 mois et la majoration de retard s’appliquent aussi en location meublée.
Sources
Ce modèle est une aide à la rédaction, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas un conseil juridique : l'ADIL de votre département vous conseille gratuitement.