Bailleur Avisé

Lettre de régularisation annuelle des charges

À envoyer une fois par an, avec le décompte des charges, au moins un mois avant de réclamer ou de rembourser le solde.

Envoi : Courrier simple, e-mail ou remise en main propre ; lettre recommandée conseillée pour prouver la date d’envoi

Modèle vérifié le par Pierre F., sur les sources officielles citées en bas de page.

1. Vous et votre locataire
2. Le courrier
Par exemple 12 × 50 €.
Écart entre les charges réelles et les provisions versées.
Au moins un mois après l’envoi du décompte.
Facultatif, si vous ajustez la provision au vu des dépenses réelles.
Exemple : charges de 2024 régularisées après le 31 décembre 2025.
3. Signature
Recevoir ma lettre par e‑mail

Avant d’envoyer

  • Envoyez le décompte au moins un mois avant la régularisation.
  • Seules les charges de la liste du décret n° 87-713 peuvent être refacturées : la taxe foncière ou les honoraires du syndic, par exemple, restent à votre charge.
  • Si la régularisation n’est pas faite avant la fin de l’année civile qui suit l’année concernée, le locataire peut demander à payer en 12 mensualités.
  • Le bailleur peut réclamer des charges pendant 3 ans ; le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-versé.

Régularisation des charges locatives : méthode, délais et exemple

Les autres lettres types

Quand envoyer cette lettre ?

Au moins une fois par an, quand vous connaissez les dépenses réelles de l’année : en copropriété, en général après l’approbation des comptes par l’assemblée générale. La loi impose d’envoyer le décompte un mois avant la régularisation.

Ce que doit contenir l’envoi

  • le décompte par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d’ordures ménagères…) ;
  • dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les logements ;
  • s’il y a lieu, une note sur le calcul des charges de chauffage et d’eau chaude collectifs.

Les justificatifs restent à la disposition du locataire pendant 6 mois après l’envoi du décompte.

Exemple

Provisions de 50 € par mois, soit 600 € sur l’année. Charges récupérables réelles : 642,80 €. Le locataire doit 42,80 €. Si les charges réelles avaient été de 570 €, vous lui devriez 30 €.

Seules les charges récupérables peuvent figurer dans le décompte.

Régularisation tardive : l’étalement sur 12 mois

Si vous n’avez pas régularisé avant la fin de l’année civile qui suit l’année concernée, le locataire peut demander à payer le solde en 12 mensualités. La loi n’impose pas de forme pour cette demande ; un écrit permet d’en garder la trace. Exemple : charges de 2024 régularisées en 2026.

Les erreurs fréquentes

  • Réclamer un solde sans joindre le décompte détaillé.
  • Inclure des dépenses non récupérables (taxe foncière, frais de gestion, gros travaux).
  • Oublier de rembourser un trop-perçu : il est dû au locataire.

Questions fréquentes

Jusqu’à quand puis-je réclamer des charges oubliées ?

Pendant 3 ans. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-versé.

Puis-je augmenter la provision mensuelle ?

Les provisions doivent correspondre aux dépenses réelles. Vous pouvez les ajuster au vu des résultats de la dernière régularisation, en l’indiquant au locataire.

Et en location meublée ?

Si le bail prévoit un forfait de charges, il n’y a pas de régularisation. S’il prévoit des provisions, les règles sont les mêmes qu’en location vide.

Sources

Ce modèle est une aide à la rédaction, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas un conseil juridique : l'ADIL de votre département vous conseille gratuitement.