Régularisation des charges locatives : méthode, délais et exemple

Une fois par an au moins, le bailleur compare les provisions pour charges versées par le locataire aux dépenses réelles, puis rembourse le trop-perçu ou réclame le complément. Le décompte doit être envoyé un mois avant, et les justificatifs tenus à disposition pendant six mois.

C’est l’une des opérations qui génèrent le plus de litiges, presque toujours pour des questions de délai ou de justificatifs.

Provision ou forfait : de quoi parle-t-on ?

• Location vide : pas de forfait de charges (sauf en colocation). Les charges peuvent être payées par provisions, en général mensuelles et de même montant, qui sont alors régularisées au moins une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).
• Location meublée : le bail choisit entre la provision (mêmes règles que la location vide) et le forfait (article 25-10). Le forfait est fixé dans le bail, ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges du précédent locataire, et ne donne lieu à aucune régularisation ; il peut seulement être révisé chaque année comme le loyer.
• Bail mobilité : les charges sont obligatoirement forfaitaires.

Le montant des provisions est fixé à partir du budget prévisionnel et des résultats de la dernière régularisation.

Les étapes de la régularisation

1. Rassembler les dépenses réelles de l’année. En copropriété, partez du décompte annuel du syndic, qui distingue normalement les charges récupérables des autres. N’y retenez que les charges récupérables : la liste est fixée par décret.
2. Calculer la quote-part du logement selon le mode de répartition (tantièmes, compteurs individuels…).
3. Comparer aux provisions versées sur la même période.
4. Envoyer le décompte au locataire un mois avant la régularisation, détaillé par nature de charges, avec le mode de répartition entre les logements.
5. Tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l’envoi du décompte.
6. Rembourser ou réclamer la différence, et ajuster si besoin les provisions de l’année suivante.

Exemple

Un locataire a versé 50 € de provision par mois pendant un an, soit 600 €. Les charges récupérables réelles imputables à son logement s’élèvent à 672 €.

Dans ce cas, il est logique de porter la provision mensuelle à 56 € pour l’année suivante (672 ÷ 12), afin d’éviter un nouveau rattrapage.

Que se passe-t-il si la régularisation est faite en retard ?

• Étalement sur 12 mois : si la régularisation n’a pas été faite avant la fin de l’année civile qui suit l’année d’exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le complément en 12 mensualités. La loi n’impose pas de forme pour cette demande ; une lettre recommandée permet d’en garder la preuve.
• Prescription de 3 ans : le bailleur peut réclamer un arriéré de charges pendant 3 ans ; le locataire dispose du même délai pour récupérer un trop-versé.
• Rappel déloyal : le juge peut refuser un rappel de charges tardif et massif s’il le juge déloyal, par exemple quand le bailleur a ignoré les demandes de régularisation du locataire.

Bonne pratique : régulariser chaque année dès réception des comptes approuvés de la copropriété, et conserver une copie du décompte envoyé.

Les erreurs qui coûtent cher

• Réclamer des charges non récupérables (honoraires de syndic, taxe foncière, gros travaux) : le locataire peut en obtenir le remboursement.
• Ne pas pouvoir produire les justificatifs pendant les 6 mois suivant le décompte.
• Laisser passer plusieurs années sans régulariser, puis réclamer d’un coup.
• Régulariser un forfait de charges en meublé : c’est impossible par définition.

Sources

• Charges locatives : provisions et régularisation — service-public.fr
• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 7-1, 23 et 25-10 — Légifrance
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables