Passer à l’action : Quittance de loyer
Le bailleur doit remettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui la demande. Elle distingue le loyer et les charges, et ne se délivre que pour un paiement complet ; un paiement partiel donne lieu à un simple reçu.
La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur atteste que le locataire a payé l’intégralité de son loyer et de ses charges pour une période donnée. Simple en apparence, elle obéit à quelques règles précises que beaucoup de propriétaires ignorent — à commencer par sa gratuité.
La quittance est-elle obligatoire ?
Oui, dès que le locataire la demande. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur, ou à son mandataire, de transmettre une quittance au locataire qui en fait la demande. Rien n’oblige à l’envoyer spontanément chaque mois, mais c’est une bonne pratique : le locataire en a souvent besoin (justificatif de domicile, dossier de location, démarches administratives), et elle évite les discussions sur les paiements passés.
Le bailleur peut-il faire payer la quittance ?
La quittance est délivrée gratuitement. La loi interdit de facturer au locataire des frais liés à l’établissement de la quittance ou de l’avis d’échéance, et l’article 4 de la même loi répute non écrite toute clause du bail qui ferait supporter au locataire des frais d’envoi ou de relance de la quittance.
Ce que doit contenir une quittance
Il n’existe pas de modèle officiel, mais la quittance doit détailler les sommes versées en distinguant le loyer et les charges. En pratique, elle comporte :
| Mention | Pourquoi |
|---|---|
| Nom et adresse du bailleur | Identifie l’émetteur |
| Nom du ou des locataires | Identifie le payeur |
| Adresse du logement loué | Rattache le paiement au bail |
| Période couverte (ex. du 1er au 31 octobre) | Indique le terme acquitté |
| Montant du loyer hors charges | Distinction exigée par la loi |
| Montant des charges (provision ou forfait) | Distinction exigée par la loi |
| Total payé et date du paiement | Preuve du règlement |
| Date et signature du bailleur | Authentifie le document |
Notre générateur de quittance produit un document avec toutes ces mentions, en PDF prêt à signer.
Paiement partiel : un reçu, pas une quittance
Si le locataire ne paie qu’une partie du terme, le bailleur ne délivre pas de quittance : il est tenu de remettre un reçu mentionnant la somme effectivement perçue. La quittance, elle, atteste un paiement complet. Délivrer une quittance pour un paiement incomplet ferait présumer que la totalité a été payée, ce qui fragiliserait le bailleur en cas de litige. Le générateur bascule automatiquement en mode « reçu de paiement partiel » et affiche le reste dû.
Envoi par e-mail : avec l’accord du locataire
La transmission dématérialisée (PDF par e-mail, par exemple) est possible avec l’accord exprès du locataire. À défaut, il peut exiger une quittance papier. Le plus simple est de recueillir cet accord par écrit, par exemple dans un échange d’e-mails ou dans le bail.
Combien de temps conserver les quittances ?
Le délai de prescription pour réclamer un loyer ou des charges impayés est de 3 ans (article 7-1 de la loi de 1989). Il est donc prudent, pour le bailleur comme pour le locataire, de conserver les quittances et les preuves de paiement au moins 3 ans.
Les erreurs les plus fréquentes
- Facturer la quittance ou l’envoi des avis d’échéance : interdit.
- Remettre une quittance pour un paiement partiel au lieu d’un reçu.
- Fusionner loyer et charges en un seul montant : la loi exige de les distinguer.
- Envoyer uniquement par e-mail sans l’accord du locataire.
Sources
Cette page donne une information générale, à jour à la date indiquée. Elle ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal adapté à votre situation : l'ADIL de votre département vous conseille gratuitement. Une erreur ? Signalez-la.