Dossier de location : les pièces que le bailleur peut demander (et celles interdites)

Le bailleur ne peut demander que les pièces prévues par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d’activité et de ressources, pour le candidat comme pour son garant. Exiger un autre document, comme un relevé bancaire, expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 € (15 000 € pour une personne morale).

Choisir son locataire avec soin est légitime. Mais la loi encadre strictement ce que l’on peut demander, pour protéger la vie privée des candidats et éviter les discriminations. Voici la liste, telle que la présente service-public.fr.

Quelles pièces peut-on demander au candidat locataire ?

Le candidat fournit une pièce d’identité, un seul justificatif de domicile, et un ou plusieurs justificatifs d’activité et de ressources.

Quelles pièces peut-on demander au garant ?

Pour une caution personne physique (un parent, un ami), la liste est proche :

• identité : carte d’identité, passeport ou permis de conduire ;
• domicile (une seule pièce) : dernière quittance de loyer, facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de 3 mois, attestation d’assurance logement de moins de 3 mois, ou dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété ;
• activité : contrat de travail, carte professionnelle, extrait K bis de moins de 3 mois, ou toute pièce récente attestant de l’activité ;
• ressources : 3 derniers bulletins de salaire, 2 derniers bilans, justificatifs de pensions ou d’allocations, avis de taxe foncière, dernier avis d’imposition.

Pour une caution personne morale (banque, entreprise), deux pièces suffisent : un extrait K bis original de moins de 3 mois ou les statuts, et la pièce d’identité de son représentant. Avec Visale, la seule pièce à demander est le visa délivré par Action Logement. Voir notre guide garant, caution et Visale.

Copies ou originaux ?

Le candidat et son garant peuvent fournir des copies. Vous pouvez demander à voir l’original. Les documents doivent être rédigés ou traduits en français, et les montants convertis en euros. Pour des revenus non imposés en France, le candidat peut fournir l’avis d’imposition équivalent de son pays.

Quels documents sont interdits ?

Tout document qui ne figure pas dans la liste est interdit. La loi du 6 juillet 1989 (article 22-2) en cite plusieurs expressément :

• photo d’identité, en dehors de celle de la pièce d’identité ;
• carte Vitale (carte d’assuré social) ;
• relevé de compte bancaire ou postal, ou attestation de bonne tenue de compte ;
• attestation d’absence de crédit en cours, ou informations du fichier des incidents de remboursement des crédits ;
• autorisation de prélèvement automatique ;
• jugement de divorce, sauf la partie commençant par « Par ces motifs » ;
• contrat de mariage ou certificat de concubinage ;
• attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour, si le candidat peut fournir d’autres justificatifs ;
• attestation de l’employeur, si le contrat de travail et les derniers bulletins de salaire peuvent être fournis ;
• plus de deux bilans pour un travailleur indépendant ;
• dossier médical personnel ;
• extrait de casier judiciaire ;
• chèque de réservation du logement ;
• remise sur un compte bloqué d’une somme supérieure à un mois de loyer, à la place du dépôt de garantie.

Attention

Vous ne pouvez pas non plus réclamer de somme d’argent pour réserver le logement, ni aucune somme avant la signature du bail.

Quelle sanction en cas de pièce interdite ?

Le bailleur, ou l’agence, qui exige un justificatif non autorisé encourt une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 €. Le montant monte à 15 000 € si le bailleur est une personne morale. La sanction est prévue par l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989.

Exemple

Un bailleur demande à trois candidats leurs trois derniers relevés bancaires « pour vérifier les dépenses ». Ce document est expressément interdit : il s’expose à l’amende. Les 3 derniers bulletins de salaire et le dernier avis d’imposition suffisent à apprécier les ressources.

Qu’est-ce que DossierFacile ?

DossierFacile est un service public en ligne. Le candidat y dépose ses justificatifs autorisés, puis transmet son dossier au propriétaire. En tant que bailleur, vous pouvez créer un compte et inviter les candidats à l’utiliser. C’est une façon simple de recevoir des dossiers complets, limités aux pièces permises.

Comment choisir sans discriminer ?

Vous pouvez apprécier la solvabilité d’un candidat à partir des pièces autorisées. En revanche, aucun candidat ne peut être écarté pour un motif discriminatoire. La loi en cite de nombreux, parmi lesquels :

• l’origine, le nom de famille, l’appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation ou une prétendue race ;
• le sexe, la situation de famille, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’identité de genre ;
• l’âge, l’état de santé, le handicap, la perte d’autonomie ;
• l’apparence physique, le lieu de résidence, la langue parlée ;
• les opinions politiques, les activités syndicales, la religion ;
• la particulière vulnérabilité résultant de la situation économique.

Refuser un logement pour l’un de ces motifs est puni de 3 ans de prison et 45 000 € d’amende. Le candidat peut saisir le Défenseur des droits (3928) ou porter plainte. S’il apporte des éléments laissant supposer une discrimination, c’est au propriétaire de prouver que sa décision était justifiée.

À retenir

Gardez une trace écrite des raisons de votre choix, fondées sur les pièces du dossier. Ne posez pas de question sur la vie privée, la santé ou les projets familiaux.

Une fois le locataire choisi, pensez à l'état des lieux et, le cas échéant, à la garantie loyers impayés. Pour un doute sur une pièce ou un refus, l’ADIL de votre département vous renseigne gratuitement.

Sources

• Futur locataire d’un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire — service-public.fr
• Location : les documents qui ne peuvent être demandés par le bailleur — INC
• Caution du locataire dans un logement privé — service-public.fr
• Discrimination pour la location d’un logement privé — justice.fr
• Impayés de loyer : cautions, assurances et garanties — ANIL